Zeven schrijftips voor plannenmakers en beleidsmedewerkers

Wie geregeld jaarplannen, beleidsstukken, nota’s en officiële verslaglegging leest, moet zich vaak een weg banen door een taalkundige jungle. Vage formuleringen, kromme constructies, onbegrijpelijk jargon, modieuze managementspeak en brede kwasten zijn eerder regel dan uitzondering. Wat mij betreft kan dat anders. Nee, moét dat anders. Hieronder zeven schrijftips die plannenmakers helpen hun geschreven tekst zo helder en concreet mogelijk te maken.

Het is een stokpaardje van me dat een gezonde bestuurscultuur doorklinkt in taalgebruik en andersom: helder, duidelijk en vooral integer en authentiek communiceren leidt tot een betere bestuurscultuur. Naïef? Misschien. Het vereist in elk geval enige durf. Wie de luiken open zet, nodigt anderen uit naar binnen te kijken. Gaat het hen bevallen wat ze zien?

Hieronder lees je zeven adviezen, het zijn dus geen wiskundige of natuurkundige wetten. Soms kun je deze ‘regels’ best breken, maar je moet begrijpen waarom ze er überhaupt zijn voordat je dat weloverwogen doet.

1: Onthoud dat de lezer niet weet wat jij weet

In een eerder artikel besprak ik al de vloek van kennis. Het is lastig voor te stellen dat anderen niet weten wat jij weet. Dat heeft bij schrijven tot gevolg dat zaken die heel logisch in je hoofd zitten, eenmaal opgeschreven volstrekt onduidelijk zijn voor de lezer. Hoe dat komt? Om deze reden:

De volgorde van de gedachten zoals ze als schrijver in je opkomen, is niet per se de volgorde waarin de lezer ze het makkelijkste opneemt.

Om dit gevaar voor te blijven, laat je je eerste versie eens lezen door iemand anders. Liefst iemand die niet in de materie zit. Tenzij je een natuurtalent bent, is het onmogelijk complexe zaken in één poging te beschrijven met de grootst mogelijke helderheid. Als je de tijd hebt, laat dan de eerste versie even liggen om na een paar dagen opnieuw te lezen. Je hebt dan meer afstand, leest als het ware als een vreemde je eigen tekst.

Je zult je eigen fouten zien, de momenten herkennen waarop je met reuzenpassen over zaken heenstapt en ontdekken welke gedeelten meer uitleg nodig hebben. Lees de zinnen hardop voor. Hóór of de tekst voor jou duidelijk is. Zo niet, dan zeker ook niet voor anderen.

Het is prima om afkortingen te gebruiken, maar schrijf ze de eerste keer dat je ze gebruikt helemaal uit met de afkorting in haakjes erachter. Simpel voorbeeld: schrijf éérst College van Bestuur in plaats van CvB. In de rest van je tekst kun je dan volstaan met de afkorting. Het lijkt simpel, maar je doet de lezer een groot plezier.

Leg lastige begrippen en jargon uit. Dat kan vaak gewoon in een bijzin. Niet iedereen weet wat je bedoelt met netwerkprojecten, take off-regelingen, futurelabs, 21st century skills, open access, professionalisering, internationalisering en ondernemende leeromgevingen. Het is goed om duidelijkheid te creëren over wat jij verstaat onder een bepaald begrip.

2. Wees spaarzaam met bijvoeglijke naamwoorden

Stel dat je verslag doet van een evenement:

De succesvolle conferentie kende veel enthousiaste professionals die hun bijzondere expertise deelden met nieuwsgierige deelnemers.

Bovenstaande zin bevat veel te veel bijvoeglijke naamwoorden. Je maakt er zinnen te lang mee, zorgt voor verwarring bij de lezer en komt juist niét overtuigender over. Het is alsof die overbodige lofuitingen onzekerheid maskeren, of erger.

Dat komt omdat je beter iets kunt laten zien dan het vertellen: ‘Show, don’t tell’, zeggen roman- en scenarioschrijvers. In de serie Game of Thrones heette het: “Any man who must say ‘I am the king’ is no true king.” Dat geldt ook voor een jaarverslag of rapportage waarmee je wilt overtuigen: laat de feiten voor zich spreken.

Als een evenement honderden deelnemers had, de vooraf gestelde doelen zijn behaald en je binnen budget bent gebleven, spreekt het bijna vanzelf dat het ‘succesvol’ was. Je doet haast afbreuk aan dat succes door het letterlijk zo te benoemen.

Dus meld liever de resultaten in plaats van nietszeggende hyperbolen. De ergste bijvoeglijke naamwoorden zijn ook nog eens clichés. Een uniek evenement. Een bijzondere gelegenheid. Een succesvolle benadering.

Wees niet bang voor kwantificeerbare resultaten die het verhaal meer vlees op de botten geven: gemeten bezoekersaantallen, gegeven adviezen en consults, gedane activiteiten, binnengehaalde sponsoring.

3. Vermijd de lijdende vorm (tenzij je er bewust voor kiest)

Nogmaals een hypothetisch voorbeeld:

De nieuwe medewerker wordt ingewerkt en er wordt voor hem een werkplan opgesteld waarmee de programmalijn zal worden uitgevoerd.

Zoals je ziet in bovenstaande zin, haalt overmatig gebruik van de lijdende vorm elk gevoel van urgentie of tempo uit je tekst. Door actief taalgebruik met zo weinig mogelijk zullens en wordens maak je duidelijk dat hier ménsen aan het werk zijn, dat er schot in de zaak zit en de uitvoering geen toevallige samenloop van omstandigheden is, maar welbewust gebeurt.

Overmatig gebruik van de lijdende vorm doe je om jezelf in te dekken, bewust of onbewust. Als je schrijft Dit doe ik, dan ga je een verplichting aan. Wanneer je zegt Dit wordt gedaan, dan blijft vaag bij wie de verantwoordelijkheid ligt. Als het uiteindelijk niet wordt gedaan, is het dan jouw schuld? Je zei toch niet dat jij het ging doen?

Mag je nooit de lijdende vorm gebruiken? Jawel, maar doe het met een reden. Bijvoorbeeld omdat je de focus in het hoofd van de lezer wilt verleggen van degene die iets doet naar datgene wat iets ondergaat: Het computernetwerk wordt door de IT-afdeling grondig aangepakt.

4. Maak jacht op vaagtaal

Vaagtaal kan net als de lijdende vorm een manier zijn om verantwoordelijkheid af te wentelen of je (het idee van) een uitweg te geven als het mis gaat. Plannenmakers gebruiken het als ze na een eerste concept schrikken van hun eigen durf en vervolgens hun tekst afzwakken: We gaan studenten wijzen op de gevaren van een hoge studieschuld verandert dan in We pogen een aanzet te doen om studenten te wijzen op de mogelijke gevaren waar een hoge studieschuld toe zou kunnen leiden.

Vaagtaal bestaat in vele vormen en maten. Naast het afwimpelen van verantwoordelijkheid wordt het ook gebruikt om iets vervelends mede te delen of juist ondernemerszin en internationale ambitie uit te stralen zonder duidelijke toezeggingen. We leven in ‘een samenleving in transitie’, ‘een veranderende wereld’ en zijn op zoek naar ‘verbinding’, ‘diversiteit’ en ‘duurzaamheid’.

Dit zijn slagwoorden waarmee de schrijver aansluiting zoekt bij de beoogde doelgroep. Dat mag, het laat zien dat je ‘bij de tijd’ bent en relevant. Maar omdat het zo onspecifiek is, blijft het doel in het luchtledige hangen en sluit je de lezer buiten. “Als wij maar weten wat we ermee bedoelen, toch?”

5. Maar pas ook op voor overdreven specifiek taalgebruik

Schrijvers gebruiken vaagtaal ook om overdreven specifiek te zijn. Dat klinkt wat tegenstrijdig, maar het gaat eigenlijk gewoon om de geschreven variant van FOMO (Fear Of Missing Out). Je krijgt dan juridisch klinkende ‘afdektaal’, zoals ik het noem. Teksten die zó multi-interpretabel of overdreven volledig zijn, dat je er later nog alle kanten mee op kunt.

Zo heb ik het meegemaakt dat in een of ander jaarplan werkelijk álle mogelijkheden even worden aangestipt: We ontwikkelen kennis en blijven deze ontwikkelen. We brengen de kennis bij elkaar, circuleren, delen, verspreiden en versterken. En we dissemineren óók nog eens. We verbinden, werken samen en leggen connecties. Binnen en buiten. Regionaal, nationaal en internationaal. Pffff….

Alsof plannenmakers bang zijn dat wanneer je iets niet expliciet benoemt, je het nóóit meer mag doen. Er spreekt een enorme onzekerheid uit dergelijk taalgebruik. Je zet jezelf er een beetje mee voor aap, want een snuggere lezer prikt er doorheen. Of denkt op z’n minst dat je van lotje getikt bent.

6. Verander zelfstandige naamwoorden weer in werkwoorden

Werkwoorden hebben altijd iets of iemand nodig: het onderwerp van de zin. Als je werkwoorden verandert in zelfstandige naamwoorden (door er een achtervoegsel aan vast te plakken of door de stam te verzelfstandigen), heb je geen onderwerp meer nodig. Dat heet substantivering of nominalisatie en het gevolg is een abstracte, vage, actieloze en formele tekst.

Ontwikkelen wordt dan de ontwikkeling, uitbreiden wordt de uitbreiding, beheren wordt het beheer en gebruiken wordt het gebruik.

Ook hier draait het om wegduiken voor verantwoordelijkheid. Het is eng om een onderwerp aan een werkwoord te hangen, want stel dat jij dat onderwerp blijkt (als in: jij bent verantwoordelijk). Dus creëer je afstand tussen de plannen en jezelf met behulp van onderwerploos, wollig proza dat rijk is aan zelfstandige naamwoorden.

Let op bij woorden als plaatsvinden, gebeuren, geschieden, realiseren, komen tot en leiden tot. Dit zijn signaalwoorden die aangeven dat een levenloos zelfstandig naamwoord in de buurt is.

Zijn nominalisaties altijd verkeerd? Nee, het ligt aan de betekenis of gevoelswaarde die je de zin wilt meegeven. Als je iets gedaan wilt krijgen, maar je weet nog niet wie daarvoor gaat zorgen, dan heeft zo’n nominalisatie zin. Of wanneer je bewust afstand of zakelijkheid wilt creëren.

7: Maak abstracte werkwoorden concreet

Wanneer beleidsmedewerkers dan eindelijk werkwoorden gebruiken in hun plannen en notities, bestaat nog het gevaar dat ze zich beperken tot abstracte werkwoorden die de vraag oproepen: wat betekent dit concreet? Een kleine greep: organiseren, ontwikkelen, bezig houden met, verband houden met, bewerkstelligen, faciliteren, zorg dragen voor, zich voordoen, betreffen, en implementeren.

Door zo concreet mogelijke werkwoorden en begrippen te gebruiken, dring je dieper tot de inhoud door. Je daalt af van je luchtkasteel en dwingt jezelf na te denken over de implementatie van abstracte plannen. Wie gaat wat doen en wanneer?

Beschrijf het werk eens op zo’n manier dat je het beeldender en concreter maakt: schrijven, bouwen, spreken, discussiëren, tekenen, vormgeven, ontwerpen, kopen, repareren, interviewen, programmeren enzovoorts. Dit lukt misschien niet altijd, maar door abstracte werkwoorden te vervangen door concrete -al is het maar bij wijze van proef- krijg je een beter beeld van het benodigde handwerk en de vereiste middelen.

Voor dit artikel heb ik -behalve uit mijn eigen ervaring- dankbaar inspiratie geput uit The Sense of Style van de Amerikaanse psycholoog en taalkundige Steven Pinker.